Den ultimative tjekliste til digitale projekter

En tjekliste til digitale projekter kan være guld værd. For de fleste tager lige tre dybe indåndinger inden et digitalt projekt, havd enten det er en ny digital platform, website eller app. Også webmanageren eller web-projektlederen. Det er fuldt forståeligt. Der ER vanvittigt mange behov, økonomi og interesser, der skal koordineres med endnu flere teknologiske muligheder og menneskelige kompetencer.

Selvom meget ofte er givet, så er der forståeligt nok mange, der ender med at spørge ud i deres netværk. Hvem er dygtige? Hvilket content management system (cms) skal vi satse på? Er der en hurtig – måske billig? – genvej til website-himmelen? Hvad kan vi kopiere fra andre?

Men hvad vil du helst svare, når din chef spørger: “Hvorfor har vi den digitale løsning, vi har”?

• Fordi XX anbefalede det, og deres site ser fedt ud!
• Fordi vi samlede alle behov, afstemte med vores kompetencer og budget, og fandt den bedste løsning til lige netop vores ambitioner i lige netop vores situation!

Denne tjekliste er til dig, der vil svare i stil med det sidste.

Hvordan kan du bruge denne tjekliste?

Med så lang og detaljeret en tjekliste vil det være fristende at kopiere den ind i en kravspecifikation og beskrive jeres forventninger til hvert punkt. Det vil jeg gerne kraftigt udfordre til, at man som webprojektleder ikke gør. Det kvæler din web-leverandør eller samarbejdspartners motivation og kreativitet. Men vigtigst; så overser du formentlig vigtige krav fra din egen kunde eller organisation.

Pluk i den og skab sammen med dit team og jeres kunde/organisation den løsning, der arbejder bedst for jer og jeres kunde. Rækkefølgen er – nogen lunde – tilfældig. Lav de steps og den rækkefølge i listen, der giver mening hos jer.

Til daglig jonglerer jeg excel-ark som freelance webprojektleder i WebPresence. Mange punkter i denne tjekliste er hentet fra den projektplan, som jeg følger, når vi laver websites og webshops, men listen er i særdeleshed suppleret med kommentarer fra medlemmerne af forummet på marketers.dk. – For jo, dit netværks erfaringer er selvfølgelig guld værd. Du skal bare vide, hvad du vil opnå med det.

Listen er delt op i afsnittene:

• Planlægning & vidensindsamling
• Konceptudvikling
• Opbygning
• Indhold
• Launch og oplæring
• Afslutning
• Attract / Reach
• Særligt for webshops

Planlægning & vidensindsamling

• Kommunikationsstrategi, (målgrupper, budskaber, kanaler, platforme, principper, succeskriterier)
• ITs politikker, (cloud services, sikkerhed, kompatibilitet med andre systemer. standarder)
• Marketingplaner, (hvilke reach- eller attract-aktiviteter skal websitet understøtte? fx. nyhedsbrev, annoncering, freebie, affiliate)
• Webstrategi (browsers, devices, teknologier, fx. javascript. biblioteker, frameworks, content management plan, principper for webstandarder, accessibility, usability)
• Projektbeskrivelse, (launchdato, budget, projektmål, sammensætning af projektgruppe, sammensætning af styregruppe, rollebeskrivelse, faser)
• Leje af domæne og køb af ssl certifikat
• Valg af host og hostingmiljø
• Valg af intern eller ekstern hosting af video
• Valg af cms
• Plan for brugertests under udviklingsarbejdet
• Kompetence afklaring – hvad klares inhouse? hvad skal outsources?

Konceptudvikling

• Konceptdesign (logo, farver, fonte, grafiske elementer, sideskabeloner)
• Informationsstruktur (menu, kategorier, indholdstyper)
• Indholdsplan (sidetitler, indholdsbeskrivelse/formål med siden, assets, keywords, ansvarlig)
• Beskrivelse af funktioner på sitet (side elementerne)
• Userflow (fx. sign up eller købsflow)
• Billed- og medieassetsplan hvis ikke indholdsplanen fastlægger det
• Backend funktionalitet, (mediebibliotek, fremsøgning, filtreringsmuligheder, redigering af billeder, video og lyd, opbygning af nye sider fremover, integration med andre systemer, administration af metadata)
• Brugerhåndtering i cms – niveauer for adgang?
• Kategoristruktur og evt. mapping af kategorier hvis indhold skal flyttes
• SEO-plan (keywords, semantik, open graph, instant articles)
• Gennemførelse af brugertests

Opbygning

• Opsætning af cms og hosting
• Integration med andre systemer
• Implementering af konceptdesign
• Opbygning af sideskabeloner og sideelementer
• Import eller opsætning af metadata
• Valg af søgefunktion
• Integration med sociale medier
• User interface til søgemaskineoptimering og administration af metadata
• 404-side

Indhold

• Opsætning af sider og menu
• Anskaffelse og opsætning af tekster
• Anskaffelse og opsætning af billeder og andre assets
• Implementering af keywords
• Cookie- og persondatapolitik
• Oprydning i forældet indhold

Launch og oplæring

• Launchplan (hvem gør hvad?)
• Redirects
• Oplæring af brugere
• Etablering af backup
• Hastighedsoptimering
• Styr på licenser, både hvis du bruger eget arbejde eller andre menneskers arbejde
• Intern oplæring og support af brugere
• Implementering af tracking af brugeradfærd
• Implementering til google search console
• Implementering af trustmarks

Afslutning

• Evaluering
• Arkivering
• Dokumentation

Attract / Reach

• Linkbuilding
• Public relation
• Social sharing
• Annoncering
• Publisering af nyt indhold og vedligehold af indhold
• Konverteringsoptimering
• Opbygning af landingsider ved kampagner

Særligt for webshop / online betaling

• Forretningsstrategi
• Forretningsgange
• Lovgivning
• Samarbejdsaftaler
• Integration med systemer eller backend håndtering af ordrer, varelager, kundekartotek (crm)
• Assetmanagement – mediebibliotek, metadata
• Login eller ej – hvordan får brugerne adgang til at rette deres data? Hvordan er sammenhængen med backend-brugerstyringen?
• Indløsningsaftale
• Gateway fra web til indløser
• Udvidet købsflow
• Grafik-elementer
• Sammenhæng med nyhedsbrev
• Emailautomation ved køb

Links til ressourcer om kravspec, digital strategi og udbud af digitale projekter

Skarpe læsere har sikkert noteret, at tjeklisten her sådan set er en lang række af spørgsmål – men med meget få svar på spørgsmålene. Det er med vilje. Der er simplethen så mange mulige svar, at jeg har holdt mig fra at give gode råd. Det der virker for nogen, virker ikke for andre. Og det der er oplagt idag, er forældet imorgen.

Som webmanager vil jeg foreslå, at du istedet får så mange som muligt til at skrive med på kravspecifikationen. Hvis I har en gennemarbejdet webstrategi eller digital strategi på plads, vil en dygtig digital forretningsudvikler eller webkoncept-udvikler nemmere kunne komme med de fede ideer. Her er flere argumenter for at bruge tid på en digital strategi. http://www.infoark.dk/webstrategi.php

Er du igang med at planlægge en webshop, synes jeg, du skal slå et slag forbi Brian Brandts gode råd her.

Bjørn Axelsen har på fagkommunikation.dk lavet denne liste med ideer til krav til content management systemer.

Projekter har deres eget liv

Projekter er aldrig ens. Heller ikke digitale projekter.
De vokser ud af specifikke behov og situationer, og de præges af menneskene i projekterne. Det, der er svært og tidskrævende i ét projekt, er gjort på en formiddag i et andet projekt.

Står I foran en udbudsproces, så vil jeg også anbefale et kik på denne vejledning om udbud af digitale projekter, som er lavet af IT-Branchens medlemmer.

Men nu kender du en gigantisk bruttoliste af elementer, der er vigtige at få afklaret i jeres næste digitale projekt.

Iøvrigt er tjeklisten her næppe udtømmende. Fx. har jeg ikke nævnt, at udviklerne skal have tid til at identificere behov i forbindelse med deres arbejde og opsætte deres udviklingsmiljø. Der er heller ikke nævnt tid til videndeling, uddannelse og teknisk sparring, hvis der er flere udviklere og designere, der arbejder sammen.

Hvis du er interesseret i vigtige overvejelser omkring processen undervejs hos projektlederen, så vil du måske finde WebPresence Webprojekt Guide spændende. Den abonnerer på de klassiske projektledelses overvejelser.

Vær ikke en fremmed. Hvad synes du om sådan en tjekliste her? Kan den bruges i jeres næste digitale projekt?